Tugas sekretaris
1. Berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris dikelompokkan
menjadi 8(delapan) yaitu:
a. Tugas-tugas Rutin
Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa
perintah. Tugas ini meliputi:
§ Membuka
surat.
§ Menerima
dikte.
§ Menerima
tamu.
§ Menerima
telepon.
§ Menyimpan
arsip/surat.
§ Menyusun
dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.
b. Tugas-tugas Khusus
Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada
sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan karena
adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia
perusahaan. Tugas ini meliputi:
§ Mengonsep
surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.
§ Menyusun
surat rahasia (confidential).
§ Menyusun
acara pertemuan bisnis.
§ Pembelian
kado atau cindera mata.
§ Dan
lain-lain.
c. Tugas-tugas istimewa
Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:
§ Membetulkan
letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.
§ Bertindak
sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.
§ Mewakili
seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.
§ Mengingatkan
pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi.
§ Memeriksa
hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana
kesejahteraan.
§ Menghadiri
rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan
bisnis.
§ Mengadakan
pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak
perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.
d. Tugas Sosial
Tugas sosial, meliputi:
§ Mengurusi
Rumah tangga kantor.
§ Mengatur
penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.
e. Tugas Keuangan
Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil).
Tugas keuangan ini antara lain:
§ Menangani
urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di
Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.
§ Membayar
rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.
§ Menyimpan
catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk
keperluan sehari-hari.
f. Tugas Resepsionis
Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:
1. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan
lewat telepon.
2. Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
3. Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
4. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
g. Tugas insidental
Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan
oleh sekretaris meliputi:
§ Menyiapkan
agenda rapat, menyiapkan laporan,
menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan.
§ Membuat
ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar,
majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan
perusahaan.
§ Mengoreksi
bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang
dikonsep oleh perusahaan.
§ Mewakili
pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.
h. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan
bisnis)
Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi
ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa
informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang
baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk
mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.
2. Berdasarkan pendapat para pakar ahli mengenai tugas
sekretaris adalah sebagai berikut:
a. Menurut H. Donald
Menyatakan bahwa hal-hal kedudukan pimpinan dan situasi
organisasi perusahaan akan menentukan sebagian besar tugas-tugas sekretaris.
Hal-hal yang dimaksud adalah:
1. Menyalin atau mengisi transkrip dari stenografi atau
warkat-warkat dari mesin dikte.
2. Membuat catatan pertemuan, menyusun dan memelihara arsip
khusus.
3. Menyelesaikan urusan apapun dari masalah pribadi pimpinan
yang diminati, dan lain-lain.
b. Menurut M. Braum dan Ramon C. dari Portugal
Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidaklah sama persis
tetapi dapat dikelompokkan sebagai berikut:
1. Merencanakan pekerjaan.
2. Menerima tamu.
3. Mengurus surat masuk dan surat keluar.
4. Menyiapkan pertemuan atau konferensi, dan lain-lain.
(Drs. Sutarto, 1992: 80-83)
Tanggung
Jawab Sekretaris
Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya ada
tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan yaitu:
1. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas.
Dengan “mengelola” diri sendiri
supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok
sehari-hari, antara lain:
a. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui
pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.
b. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara
jelas dan akurat.
c. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan
dengan bagian-bagian lainnya.
d. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis
dan memiliki dampak jangka panjang.
e. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan
perusahaan.
2. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian
superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan.
Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas:
a. Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.
b. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung
kelancaran kerja.
c. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
d. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di
lingkungan perusahaan.
e. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan
efisiensi kerja
di kantor.
3. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang
Perusahaan)
Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan
jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah
melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi
pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor
dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam
mengembangkan citra perusahaan.
(A.B Susanto, 1997: 14-15)
4. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia
bekerja. Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga
dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan.
5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris.
Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun
kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung
jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara,
berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis
dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris
harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.
Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris:
a. Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan
perusahaan demi keuntungan pribadi, kecuali bila perusahaan memberi ijin.
b. Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha
pimpinan baik masa bekerja atau masa kerja berakhir.
c. Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat ijin dari pimpinan.
d. Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua
instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin.
e. Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas
dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali
bertindak melampaui batas-batas tersebut. (Thomas W. Bratawidjaja, 1996: 87-88)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar